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選用檔案密集架有哪些注意事項?

時間: 2021-03-03 14:04 來源: 花都集團

    檔案密集架越來越受到各個地區檔案館的親睞,它的優點缺點前面都已經講過,那么在選用檔案密集架有哪些注意事項?

    第一、新建檔案館庫需按照檔案館建筑標準進行設計

    新建的檔案館庫需按照檔案館建筑標準進行設計,尤其是樓板的承載能力要給予充分考慮,能夠足以承受用密集架裝載檔案的重量,確保庫房的負荷在安全范圍之內。


   第二、對普通辦公用房進行加固改造

    對于原來為普通辦公用房的檔案庫房,要進行必要的加固改造,提高樓板承重能力,防止樓板出現開裂變形等險情。


    第三、選擇首層作為安裝檔案密集架的館庫

    應選擇首層作為安裝檔案密集架的館庫。只要首層不是架空層,承載重量就沒有限制,這樣可以避免出現樓板承重能力不足這一問題。


   第四、制訂適合密集架檔案庫房的應急預案

    與傳統的五節柜相比,密集架存放檔案有一個不足之處,就是檔案轉移前必須先進行打包,否則無法轉移。因此,制訂應急預案時要有針對性,明確準備包裝材料(如各種包裝袋、包裝箱)的數量、人員調配方案,以便出現意外險情(如火災、水災等)時搶險人員能夠迅速將密集架里面的檔案進行打包,及時轉移到安全地點。此外,檔案資料上架時要將防范突發事件等因素考慮進去,有意識地將重要檔案排放于靠近出口的位置,方便轉移。


    第五、于生產廠家訂做特殊規格的密集架

    特殊規格主要是指密集架各層里面的空間比普通密集架略大,原因是便于將傳統的五節柜一節一節地分別放入密集架中的各層。這樣,一旦出現險情,搶險人員可以從密集架中直接取出分體的五節柜,免于打包,從而贏得轉移檔案的時間。這種模式既具有密集架節省庫房空間等優點,又可以克服密集架不能快速轉移檔案這一弱點?,F實工作中,有些單位已經采用這種復合式做法,效果不錯。


    第六,選擇信譽好的廠家、質量高的密集架產品。

    目前,生產密集架的工廠較多,產品質量參差不齊。一些廠家為了降低生產成本,生產過程偷工減料,導致密集架的質量較差購置后使用不久便出現各種各樣的問題,加之廠家售后服務跟不上,影響密集架的正常使用。因此,選擇密集架前需要多作了解,做到貨比三家,選擇信譽好的廠家,才能保證產品的質量。使用過程中即使偶然出現故障,也能及時得以排除,不影響檔案工作的正常開展。


    綜上所述,檔案密集架雖然有其優點,但是也有不少缺點,因而并不適用于每一個單位。是否適用于某個單位,需要根據這個單位的實際情況來決定。如果不考慮實際情況,不加分析地使用,很容易帶來安全隱患,產生不良后果。只有滿足一定的條件,科學、合理地使用密集架,才能夠做到揚長避短,體現其先進性,從而達到提高檔案管理現代化水平這一目的。

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